Fit für’s Archiv?

Durch Klebebänder entstehen Verfärbungen auf dem Papier.

Jedes Unternehmen hat Schriftstücke mit schönen Briefköpfen, Fotos von unvergesslichen Firmenveranstaltungen, Werbebroschüren oder Zeitungsausschnitte mit Berichten über den Betrieb. Sie alle sind wertvolle Puzzleteile der Unternehmensgeschichte, die es so lange und so gut wie möglich zu erhalten gilt. Oft stelle ich jedoch fest, dass die in den Unternehmen vorhandenen Archivalien – so nennt man Akten im Archiv – weder fachgerecht gereinigt noch gelagert werden. Hier finden Sie drei einfache Tipps, wie Sie Ihre Archivalien fit für’s Archiv machen.

Drei einfache Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Akten fit für‘s Archiv machen:

Beseitigen von Hilfsmitteln, die Schriftstücke zusammen halten
Heft- und Büroklammern sind ein besonders beliebtes Hilfsmittel im Büro, um verschiedene Schriftstücke zu einem Thema zusammen zu halten. Schwankende Temperaturverhältnisse bei der Lagerung führen zu Kondenswasserbildung und in weiterer Folge zum Rosten der Klammern. Unschöne Rostflecken auf den Dokumenten sind die Folge. Auch Spuren von spröd gewordenen Gummibändern, die die Dokumente einst gebündelt haben, gilt es zu vermeiden.
Tipp Nr. 1: Entfernen Sie sowohl die Klammern als auch Gummiringe von Ihren Dokumenten, bevor Sie die Akten in das Archiv geben.

Entfernen von Folien mit Weichmachern
Sicher haben Sie schon einmal Klarsichthüllen gesehen, an deren Innenseite die Druckerschwärze des darin aufbewahrten Schriftstückes haftete? Und sobald Sie es aus der Folie ziehen wollten, löste sich der Toner ganz vom Papier ab und machte es unleserlich? Dies ist bei Folien, wie sie in Büros normalerweise verwendet werden, keine Seltenheit. Verantwortlich dafür sind die Weichmacher, die in der Folie verarbeitet sind, und mit dem Toner reagieren.
Tipp Nr. 2: Verzichten Sie möglichst auf herkömmliche Klarsichtfolien oder verwenden Sie alternativ spezielle Folien, die weichmacherfrei sind.

Verpacken in säurefreie Umschläge und Kartons
Knicke, Risse, Löcher und ähnliches sind unwiederbringliche Schäden an den Schriftstücken und Fotos in Ihrem Archiv. Keinesfalls sollten Sie diese mit gebräuchlichen Klebebändern versuchen zu „reparieren“, denn Bestandteile dieser Klebebänder verfärben das Papier oder die Fotos dauerhaft.
Auch künstliches Licht und allzu starke Sonnenstrahlung führen zu dauerhaften Schäden in Form von unschönen Verfärbungen oder Ausbleichen.
Tipp Nr. 3: Verpacken Sie Ihre Dokumente in Umschläge aus säurefreiem Papier und legen sie diese in schützenden Kartons ins Archiv.

Keine Kommentare

Kommentar verfassen